Una nueva investigación de The Access Group revela que el 35% de los trabajadores del Reino Unido admiten haber utilizado IA genérica sin decírselo a sus jefes. Si bien el uso de la IA por parte de los empleados va en aumento, muchas organizaciones todavía están desarrollando sus planes sobre cómo controlar su uso. La IA en la sombra se está convirtiendo rápidamente en un desafío para muchos equipos de TI.
Shadow IT no es un concepto nuevo. El rápido desarrollo de la tecnología SaaS ha creado una proliferación tecnológica dentro de las organizaciones a medida que los empleados recurren a herramientas tecnológicas para respaldar su trabajo diario. La TI suele estar fuera del circuito de la tecnología que se utiliza en sus organizaciones, entonces, ¿qué opciones tienen para controlar la nueva tecnología, incluida la IA y los riesgos asociados? La respuesta radica en facilitar que los empleados introduzcan nuevas tecnologías en la organización mientras involucran a TI.
La razón principal de la TI en la sombra
Hay muchas razones por las que los empleados optan por introducir tecnología no autorizada en sus organizaciones. En el Reino Unido, los modelos de trabajo híbridos, el fácil acceso a los servicios en la nube y el desarrollo de la IA han hecho que la TI en la sombra se haya convertido en una gran preocupación para las empresas. Algunos empleados también pueden optar por traer su propia tecnología porque están demasiado ocupados o temen perturbar la TI si utilizan los canales adecuados. Independientemente del motivo, el motivo principal para adoptar la TI en la sombra está relacionado con procesos ineficientes y posiblemente rotos.
Pero la responsabilidad no es sólo de los empleados. Por ejemplo, si un empleado sigue el proceso para enviar una solicitud de tecnología, pero el equipo de TI lo retrasa o no lo detecta, es probable que también recurra a Shadow IT. En este escenario, las organizaciones no solo se exponen a problemas de seguridad relacionados con el software no autorizado, sino que también estresan a los equipos de TI y pierden tiempo en las solicitudes de trabajo de los empleados.
La clave para mejorar los procesos de TI
Con demasiada frecuencia, existen procesos ineficientes porque son manuales y están desconectados. Las empresas no saben dónde está el problema porque no tienen visibilidad de los procesos de un extremo a otro, los datos no se comparten entre las personas y los sistemas como deberían y la experiencia del usuario está plagada de desafíos. Aquí es donde entra en juego la automatización de procesos.
Esta afirmación puede parecer un hecho, especialmente en el contexto de los procesos de TI. Pero, lamentablemente, muchas empresas tienen dificultades para automatizar sus procesos, incluidos los de TI. Las razones varían, incluidos procesos manuales complicados que son difíciles de automatizar, sistemas heredados que carecen de las integraciones necesarias para la automatización y más.
Seguir un marco de automatización simple puede ayudar a la mayoría de las organizaciones a superar estos desafíos:
- Identificar dónde la automatización puede ser beneficiosa e implementada
- Automatiza estos procesos con herramientas de bajo código
- Escale la adopción de nuevos procesos utilizando interfaces de usuario modernas y fáciles de usar.
Siguiendo este marco, las organizaciones pueden acelerar el cumplimiento de nuevas solicitudes de TI y frenar el uso de TI en la sombra. A continuación se muestran algunos ejemplos: Mapee el proceso de cumplimiento de TI: obtenga una vista de extremo a extremo de cada paso del proceso de cumplimiento para visualizar dónde ocurren los cuellos de botella y las ineficiencias. Se producen cuellos de botella comunes al asignar solicitudes y dejar revisiones en la fase pendiente.
Mejorar la experiencia y el compromiso a escala: también es importante analizar la experiencia del usuario para garantizar que tenga barreras de entrada bajas. ¿Cómo envían los empleados sus solicitudes al proceso moderno? Al aprovechar las herramientas de desarrollo de aplicaciones de código bajo, puede crear un formulario de incorporación de empleados que sea digital e intuitivo de usar.
Automatizar los cuellos de botella: una vez que haya identificado dónde están las ineficiencias en el proceso y haya modernizado la experiencia del usuario, aplique la automatización para optimizar los cuellos de botella. Por ejemplo, la automatización puede ayudarle a evitar que las solicitudes se queden atascadas en la etapa de “asignación” al asignar automáticamente las solicitudes al equipo o miembro del equipo correcto. Es importante tener en cuenta que los procesos automatizados pueden tener éxito con una mentalidad de “configúrelo y olvídese”. Se necesita un seguimiento y una mejora continuos para garantizar que el proceso funcione correctamente.
El rápido desarrollo de tecnologías como la inteligencia artificial no hará más que exacerbar el desafío de la TI en la sombra. Es por eso que las organizaciones deben modernizar sus procesos de TI hoy para evitar un mayor avance de la TI en la sombra y evitar futuros riesgos de seguridad. La automatización de procesos de extremo a extremo es la clave para comprender dónde fallan los procesos de TI, implementar la automatización y escalar nuevos procesos para lograr el máximo compromiso, todo mientras se reduce la necesidad de que los empleados recurran a la TI paralela para sus necesidades tecnológicas.
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